开票管理系统操作方法

一、开票规则

1、按照产品执行单申请开票，产品出库以后，可审批开票。

2、从出库日期次日开始, 3个工作日内业务人员需点击”申请开票”, 系统将推送至财务开票人员处; 如超过3个工作日未申请, 则系统会升级反馈至部门主管/经理处, 直至完成申请; 因故,不能在3个工作日内申请开票的, 需点击”延期申请开票” 并附”原因说明”及”预计开票时间”(最长不得超过出库日期+30天) 至部门主管/经理及财务部经理处; 批准后可据实申请开票; 如超过出库日期+30天仍未申请开票, 系统则升级反馈至部门主管/经理, 财务经理及总经理处, 直至申请开票。

3、财务开票人员收到系统推送”申请开票”,针对需要开具发票的出库单的产品名称、单价、数量等内容核对是否与已备案保存的合同一致，无误后需于3个工作日内开具发票并点击”已开票”，系统即时推送给申请人; 该开票模块自动关闭, 无法再操作; 如超过3个工作日未开票(未点击”已开票”), 则系统会推送给申请人, 同时升级反馈至市场部主管/经理, 财务部经理及总经理处, 直至完成开票。

4、外销出口货物也遵循上述开票流程。

5、每个自然月的26号至31号, 系统关闭”申请开票”功能; 在此期间应申请开票的出库产品将顺延至下一自然月的1号-需系统设置;  1-25号的出库单,业务人员应在25日下班前将本属期全部出库单提交开票申请，财务开票人员应于月底最后一日前将当期已提交的内销开票申请全部对应开具发票。

6、所有的系统推送反馈频率均为一次/天。

二、业务操作方法

1、查看待开票列表，点击“产品评审和工作单”➯“浏览开票”。

备注：列表内容为产品已出库，还未申请开票的内容，如果内容为“橘色”说明已超过开票截止期，已经预警。

2、选择待开票的记录，点击“开票”。

3、填写开票信息。

备注：填写开票信息，“工作单编号”、“开票金额”“是否延期”、为必填项，其它为选填项。

如选择延期，需要填写延期天数，数字为0到30天。

如选择是否延期为“否”，需从出库日第二天开始，三天内申请开票，每月26到31日不计算时长，如一个月的25日出库，在下个月3号（含）前申请开票。

延期的计算方法：在规定三天的基础上，再延期申请的天数，每月每月26到31日不计算时长，如一个月的25日出库，申请延期5天，应在下个月8号（含）前申请开票。

4、提交信息

点击“产品评审和工作单”➯“已创建开票”。点击“提交”。

备注：非延期，直接到财务，延期，需要部门经理和财务经理审批。

三、财务开票

1、查看待开票信息，依次点击“开票管理”➯“开票”

2、点击“查看”。

3、提交“发票”信息和“备注”。

4、点击“确定”开票完成。

四、业务部经理和财务经理延期审批

1、查看待延期信息，依次点击“发票管理”➯“审批开票延期”。

2、点击“查看”。

3、点击“同意”或“拒绝”。

备注：业务经理审核通过以后，财务经理才可以审核，业务和财务都审核通过以后，延期生效，任何一级拒绝，延期失败，需要正常提交开票申请。

五、延期后再次申请开票

1、查看延期信息，依次点击“产品评审和工作单”➯“已创建开票”。

2、点击“修改”。

3、填写“是否延期”为否。提交“确定”。

4、提交审批，依次点击“产品评审和工作单”➯“已创建开票”。

5、财务开票和填写反馈信息。

6、开票完成。